Van Beek trapte zijn presentatie af met de stelling dat de wereld van techniek misschien wat koud kan overkomen. Toch kan diezelfde techniek volgens hem er nu al voor zorgen dat er een kop cappuccino voor de bezoeker klaarstaat, dat er een parkeerplek is vrijgehouden en dat een gast na het scannen van zijn of haar qr-code gelijk door kan lopen. Hoe gastvrij is dat?
Processen automatiseren
Een warm welkom, maar ook veiligheid kunnen steeds vaker worden gegarandeerd met technologie, vertelt Van Beek. ‘Door software op een slimme manier in te zetten, processen te automatiseren en data te bundelen in een dashboardomgeving, kan techniek een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van ontvangst- en veiligheidsprocessen binnen organisaties.’
De Welkom! ontvangstportal is een van de gastveilige technologische oplossingen die Securitas Technology heeft ontwikkeld. Met de ontvangstportal kunnen organisaties hun ontvangstproces faciliteren en automatiseren. Zo kunnen individuele en groepen bezoekers zich vooraf registreren, aanmelden en/of veiligheidsinstructies bekijken. Van Beek: ‘Bezoekers bepalen zelf welke informatie wel of niet mag worden opgeslagen. Zo onthoudt de portal bijvoorbeeld het favoriete drankje van bezoekers als ze dat op prijs stellen.’
Beveiliging, bezoekersregistratie en gastvrijheid sluiten volgens hem naadloos op elkaar aan. De portal maakt veilig en contactloos aanmelden mogelijk en wordt voortdurend doorontwikkeld. ‘Een mooie toevoeging is dat het nu ook mogelijk is om via de portal ruimtes en zelfs tafels en bureaus te reserveren. Dat maakt de ontvangstportal niet alleen waardevol in ontvangstprocessen, maar in het hele bedrijfsproces. Zeker in deze tijd van hybride werken.’
Techniek omarmen
Van Beek merkt in zijn vakgebied dat organisaties openstaan voor technologische oplossingen. ‘Mensen zoeken gemak en zijn techniek steeds meer gaan omarmen. Ze merken dat techniek voor ze kan werken en dat privacy issues geen gevaar hoeven te vormen. Op het moment dat je gegevens vastlegt in een beveiligde omgeving. En je je bezoekers kunt garanderen dat gegevens alleen gebruikt worden voor de doelstelling van een bezoek, dan schept dat vertrouwen.’
Daarnaast leven we in een tijd waarin de digitalisering zich heel snel heeft ontwikkeld. ‘Door corona werden we gedwongen om vaker thuis te werken en onze ICT-processen efficiënter en beter te maken. De digitalisering heeft daardoor een enorme spurt genomen. Het is een feit dat we allemaal zullen moeten gaan wennen aan digitalisering. Op de werkvloer, maar ook in ontvangstprocessen en de hospitality. En ik verwacht dat dat sneller zal gaan dan we denken. Het gaat in ieder geval geen jaren meer duren.’
